Что делать, если окончился срок действия сертификата старого образца для сотрудника?

Срок действия сертификатов сотрудников старого образца окончился 31 августа 2024 года.

В данной статье мы поговорим о том какие сертификаты являются “старого образца”, кого коснулись данные изменения и что необходимо сделать для дальнейшей работы в системе маркировки.

Что такое сертификат старого образца?

Сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП), включающий в себя информацию об юридическом лице, а именно - ИНН, ОГРН, название организации, и выданный на имя сотрудника, является сертификатом старого образца.

Иными словами, если в сертификате сотрудника есть данные о компании, в которой он работает, то такой сертификат будет недействительным для подписания документов (в системе маркировки и ЭДО) после 31 августа 2024 года.

В сертификате указана более поздняя дата окончания, почему именно 31 августа 2024?

Использование электронных подписей (УКЭП) регулирует Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Все изменения в работе с УКЭП обусловлены изменением 63-ФЗ. По новым правилам:

• Сертификаты руководителям компаний и индивидуальным предпринимателям выдают удостоверяющий центр ФНС или его доверенные лица.

• Сотрудники компаний подписывают документы для контролирующих органов сертификатами физических лиц.

• Для подписания рабочих документов применяются машиночитаемые доверенности.

• Сертификаты ЮЛ, выданные сотрудникам, будут действовать до 31.08.2024. После этой даты подписанные ими документы не будут иметь юридической силы. В обязательном порядке понадобится сертификат ФЛ в паре с МЧД.

Таким образом, даже если в сертификате старого образца указана более поздняя дата срока окончания, то сертификат все равно перестает быть действительным с 31.08.2024.

Кому нужно проверить и поменять сертификаты?

В рамках работы в системе маркировки данное изменение касается только сотрудников юридических лиц, если они были добавлены ранее в Личные кабинеты без доверенности (МЧД).

Руководители, индивидуальные предприниматели (ИП), а также сотрудники, которые уже имеют сертификат на физическое лицо и машиночитаемую доверенность (МЧД), добавленную в системе маркировки, продолжают работу без изменений.

Что делать, если у сотрудника недействительный сертификат?

В этом случае сотруднику нужно обратиться в любой аккредитованный удостоверяющий центр, получить сертификат УКЭП на физическое лицо (не на ИП или организацию), предоставить информацию о сертификате своему руководителю, который должен добавить сертификат сотрудника по машиночитаемой доверенности (МЧД).

МЧД может быть двух типов:

• полученная в системе маркировки ГИС МТ;

• полученная вне системы.

Формирование МЧД в системе маркировки происходит на этапе добавления пользователя. После заполнения всех необходимых полей корректными данными МЧД автоматически регистрируется в ФНС. Подробная инструкция: Добавление пользователя по доверенности.

Если МЧД была сформирована вне системы маркировки, а, например, в ФНС, и содержит коды полномочий, соответствующие какой-либо роли пользователя в системе маркировки, то МЧД добавляется вручную при добавлении сотрудника.

Если такая МЧД не содержит коды полномочий, то необходимо обратиться в службу технической поддержки Честного Знака.

Подробная инструкция: Добавление пользователей в ЛК по МЧД, выпущенной через сторонние ресурсы.

Если у вас еще остались вопросы по данной теме, то пишите их в комментарии, мы обязательно вам ответим!