Как обработать данные Честного Знака в Excel

Данные системы «Честный знак» стали доступны производителям и импортерам. Осталось выбрать, где безопасно хранить данные и как с ними работать. Популярный вариант MS Excel. Разберем особенности работы с этим инструментом.
Подробные разборы будем проводить на примере вымышленной компании ООО «Цезарь». Маркетолог этой компании воспользовался инструкцией и успешно скачал данные системы Честный Знак в формате CSV. Теперь пора подготовить на базе данных аналитические отчеты.

Excel подойдет для загрузки первого отчета, чтобы познакомиться с данными.

Рассмотрим по шагам, что нужно сделать для построения аналитического отчета в Excel.

Импорт данных из системы Честный Знак в Excel
CSV — это текстовый файл, в котором столбцы отделены друг от друга разделителями. Например, запятой или точкой с запятой. Импортировать его в Excel достаточно просто: воспользуемся для этого инструментом «Мастер текста», который учитывает разделители.

Инструкция как импортировать файл в Excel

Если импорт файла прошел успешно, появятся разложенные по столбцам данные: дата продажи, ИНН, название магазина, адрес, GTIN и количество проданных позиций.

Создание и ведение справочников
Данные «Честного знака» показывают ИНН и адреса продавцов, количество продаж и средневзвешенные цены. Но иногда для анализа потребуется обогащение данных.

Например, чтобы сделать аналитику по точкам продаж одной торговой сети, надо иметь под рукой список всех ИНН, входящих в сеть. Для этого нужны справочники. Сбор и поддержка справочников может занимать у специалиста от 1 до 40 часов в неделю.

Когда точки продаж меняются редко, а выпускаемых товаров немного — предприятие может вести справочники в Excel. Специалист сравнивает каждую продажу в импортированном файле и добавляет к ИНН признак сети. Быстро и просто.

Когда у предприятия большой ассортимент и точки реализации часто меняются, то справочники не ведут в Excel — данных слишком много. Для этого используют внешние базы данных (БД). Причем предприятие может как само собирать и обновлять такие справочники на основе открытых источников, так и купить готовые справочники у компаний-посредников.

Данные «Честного знака» показывают объемы и средние цены продаж по ИНН. Можно опираться на данные «как есть» или делать углубленные отчеты с разбивкой по сетям и группам товаров. Для этого потребуется дополнительные классификаторы.

Построение графиков и диаграмм
Данные «Честного знака» помогают решать конкретную бизнес-задачу, поэтому для начала работ специалист выбирает срез данных, по которым будет строить отчеты: например, регионы продаж или группы товаров.

Для анализа он копирует данные в отдельные листы и «причесывает» таблицу: суммирует продажи разных ИНН, входящих в одну сеть, объединяет несколько gtin в одну товарную позицию и так далее.

Часть данных можно визуализировать. В Excel есть набор стандартных графиков и диаграмм для простой визуализации.

Пример графика по всем ИНН одной сети

В результате маркетолог получил детальные и полезные отчеты: с графиками и привязкой к классификаторам своего справочника.

Презентация коллегам
Результаты своей работы специалист ООО «Цезарь» отправляет отделу логистики, продаж и производству.

Для этого он создает единый файл — презентацию со своими пояснениями. И пересылает коллегам по почте, в CRM системе или показывает при личной встрече. Кажется, что работа маркетолога на этом завершена: данные обработаны и учтены.

Регулярное обновление отчета Честный Знак

Итак, маркетолог «Цезаря» проделал всю работу: подготовил отчеты, презентовал их отделам и учел замечания коллег. Через какое-то время нужно снова выгружать данные из личного кабинета ЦРПТ и повторять предыдущие шаги. Делать это потребуется регулярно: раз в неделю, месяц или квартал.

Чтобы упростить работу, маркетолог может использовать встроенные возможности Excel. Кроме общих формул в ячейках, можно самому прописать VBA макросы и пользовательские функции:

• создать систему связанных листов или таблиц, которые будут ссылаться друг на друга;
• сделать так, чтобы названия колонок и числовые форматы ячеек при импорте сразу приводились к общему виду;
• прописать, чтобы данные из справочника в Excel подтягивались автоматически: например, добавлялись столбцы с классификаторами торговых сетей или актуальными адресами точек продаж.

Дополнительный шаг: автоматическая выгрузка данных

Маркетологу будет удобно, если монотонную работу получится упростить. Например, чтобы данные из личного кабинета ЦРПТ выгружались сами собой, по расписанию. Достаточно только задать параметры: допустим, выгружать файлы каждый вторник за неделю.

Для этого возможностей Excel уже не хватит — потребуется внешняя программа. В ней нужно будет настроить ETL процесс выгрузки с сайта ЦРПТ, а затем загрузку по API непосредственно в Excel файл.

Excel удобен тем, что есть практически на любом рабочем компьютере. А его встроенных возможностей хватает, чтобы упростить свою работу без сложного программирования.

Но есть несколько ограничений:

• количество строк с продажами не может превышать 1 048 576;
• совместный доступ пользователей к файлу с отчетом неудобен;
• возможности по визуализации достаточно ограничены — создать полноценный дашборд не получится.