Разрешительный документ (РД) — это документ, подтверждающий соответствие продукции установленным требованиям технических регламентов.

К разрешительным документам относятся:

• Декларация о соответствии (ДС);
• Сертификат соответствия (СС);
• Свидетельство о государственной регистрации (СГР).

Как проверить, в каких карточках товаров отсутствуют разрешительные документы

Чтобы проверить наличие разрешительных документов в карточках товаров, можно сформировать специальный отчет. Он позволяет:

• узнать, в каких карточках есть сведения о разрешительных документах;
• определить карточки, в которых РД отсутствуют;
• проверить статусы разрешительных документов.

Как сформировать отчет

В личном кабинете системы маркировки перейдите в раздел:

«Отчеты» → «Отчет по разрешительной документации в карточках товаров».

Откроется панель настройки параметров отчета.

Настройка параметров отчета

1. Начало периода и Окончание периода

Откройте календарь и выберите необходимый период, за который нужно сформировать отчет.

2. Вид отчета

Выберите нужный вариант:

• «Информация по РД в карточках товаров» — показывает товары, в карточках которых указаны сведения о разрешительных документах;
• «Карточки без РД» — показывает товары, в карточках которых отсутствуют сведения о разрешительных документах.

3. Товарная группа

Выберите необходимую товарную группу из выпадающего списка.

4. Статус РД

Выберите нужный статус разрешительного документа из выпадающего списка. Также можно найти необходимый статус с помощью поля «Поиск».

После заполнения всех необходимых параметров нажмите «Применить».

Подробнее о формировании отчетов можно узнать в п. 2.18 Инструкции по работе с отчётами и выгрузками данных.

Как добавить сведения о разрешительных документах в карточки товаров

Если в карточках товаров отсутствуют сведения о ДС, СС или СГР, их можно добавить массово с помощью специального шаблона Excel.

Массовая загрузка доступна для карточек товаров со статусами:

• «Черновик»;
• «Требует изменений»;
• «Опубликована».

Шаг 1. Откройте загрузку разрешительных документов

В главном меню Национального каталога выберите:

«Импорт» → «Разрешительные документы».

Шаг 2. Скачайте шаблон

В открывшемся окне «Загрузка данных о разрешительных документах» нажмите «Скачать шаблон».

На компьютер будет загружен шаблон в формате Excel.

Важно: при заполнении файла необходимо сохранять исходную структуру и формат шаблона.

Шаг 3. Заполните шаблон

Откройте скачанный файл и заполните необходимые столбцы.

Код товара

В столбце «Код товара» укажите GTIN товара, в карточку которого необходимо внести изменения.

Для каждого GTIN заполните соответствующие сведения.

Автоприкрепление сведений по ДС/СС к кодам идентификации

Параметр используется для настройки автоматического прикрепления сведений о ДС/СС к кодам идентификации.

Важно: для товарных групп «Обувные товары» и «Лёгкая промышленность» этот столбец не заполняется.

Требования подтверждения соответствия отсутствуют; основание

Заполняется в том случае, если товар не подлежит подтверждению соответствия.

Полностью заменить сведения по РД

В этом столбце укажите:

• «ДА» — если необходимо удалить ранее добавленные разрешительные документы и заменить их новыми;
• «НЕТ» — если необходимо добавить новые разрешительные документы, не удаляя ранее внесенные сведения.

Важно: если сведений о РД в карточке ранее не было, значение можно указать любым, но столбец должен быть заполнен.

Тип РД

Укажите цифровой идентификатор типа разрешительного документа:

Номер РД и дата регистрации

Укажите номер разрешительного документа и дату его регистрации через разделитель :::.

Формат даты:

ГГГГ-ММ-ДД

Например:

ЕАЭС N RU Д-CN.РА00.В.12345/23:::2023-08-07

Важно: в номере разрешительного документа могут использоваться буквы как кириллического, так и латинского алфавита. Не заменяйте их друг на друга.

Для СГР указывается только номер документа. Дату регистрации указывать не нужно — это приведет к ошибке при обработке шаблона.

Шаг 4. Загрузите заполненный шаблон

После заполнения файла в Национальном каталоге перейдите:

«Импорт» → «Разрешительные документы» → «Выбрать на компьютере» → «Загрузить».

Как проверить результат загрузки

Результат обработки можно проверить в разделе «Загруженные файлы» Национального каталога.

Найдите загруженный файл и в столбце «Отчёт о загрузке» нажмите «Скачать».

В отчете «Результат обработки данных в Каталоге» будет указано, успешно ли обработан файл.

Если в шаблоне есть ошибки

В отчете будет указано, какие данные заполнены неправильно. Исправьте ошибки в шаблоне и загрузите файл повторно.

Если загрузка выполнена успешно

Сведения о разрешительных документах будут добавлены в карточки товаров, указанных в шаблоне по GTIN.

Что происходит с опубликованными карточками

Если сведения о РД добавляются в карточку со статусом «Опубликована», система создает новую версию карточки со статусом «Черновик».

Чтобы изменения вступили в силу:

1. Откройте созданную версию карточки со статусом «Черновик».
2. Отправьте карточку на модерацию.
3. После успешного прохождения модерации подпишите и опубликуйте новую версию карточки.

Как избежать ошибок при добавлении разрешительных документов

Перед загрузкой сведений о РД рекомендуется проверить номер и статус документа в официальном реестре.

Где проверить разрешительный документ

• СС и ДС, выданные в России — в реестре Росаккредитации СС / ДС;
• СС и ДС, выданные в странах ЕАЭС — в реестре Евразийской экономической комиссии (ЕЭК);
• СГР, выданные в России — в реестре Роспотребнадзора.

Проверяйте номер документа

По возможности копируйте номер РД непосредственно из электронной версии документа или официального реестра. Это поможет избежать опечаток.

Особое внимание обратите на кириллические и латинские буквы. В одном номере документа могут использоваться символы обоих алфавитов, которые визуально выглядят одинаково.

Форматы номеров разрешительных документов

1. Документы, оформленные в России

Декларация или сертификат соответствия

Общий формат:

<префикс> RU С-XX.YYYY.A.00001/ГГ

где:

• <префикс> — буквы кириллического алфавита: ЕАЭС, РОСС, ТС, ВП;
• RU — буквы латинского алфавита;
• С / Д — буква кириллического алфавита;
• XX — буквы латинского алфавита;
• YYYY — 4 символа: цифры и буквы кириллического алфавита;
• А / В — буква кириллического алфавита;
• ГГ — год.

Свидетельство о государственной регистрации

Общий формат:

RU.11.YY.22.333.Л.444444.ММ.ГГ

При заполнении номера необходимо учитывать, что в нем также могут встречаться буквы разных алфавитов.

2. Документы, оформленные в странах ЕАЭС

Декларация или сертификат соответствия

Общий формат:

<префикс> N ZZ<остальные символы>

где:

• <префикс> — ЕАЭС или ТС;
• ZZ — буквенный код страны латинского алфавита:
  • BY — Беларусь;
  • KZ — Казахстан;
  • AM — Армения;
  • KG — Кыргызстан.

Свидетельство о государственной регистрации

Общий формат:

ZZ.11.YY.22.333.Л.444444.ММ.ГГ

где ZZ — буквенный код страны

Краткая памятка перед загрузкой РД

Перед отправкой шаблона проверьте:

1. GTIN указан правильно.
2. Выбран правильный тип разрешительного документа.
3. Номер РД полностью соответствует документу.
4. Кириллические и латинские буквы указаны без замены.
5. Для ДС/СС указана дата регистрации в формате ГГГГ-ММ-ДД.
6. Для СГР дата не указана.
7. В столбце «Полностью заменить сведения по РД» указано значение.
8. Структура и формат исходного Excel-шаблона не изменены.
9. Номер и статус документа проверены в официальном реестре.
10. После загрузки проверен отчет о результатах обработки файла.

Подробные правила работы с разрешительными документами также приведены в материале «Расширенные бизнес-сценарии».