Поэкземплярный учёт: как наладить прослеживаемость, не прекращая отгрузки

Разбираемся, как перестроить процессы так, чтобы маркировка не тормозила логистику, а работала на эффективность.

Раньше достаточно было указать в Универсальном передаточном документе (УПД) код товара (GTIN) и его количество. Система контролировала факт передачи партии.

Сейчас правило другое: каждый товар с DataMatrix-кодом должен пройти фиксацию на всех этапах оборота. Если в документе заявлен код №001, а физически отгружен №002 — это нарушение. Честный ЗНАК отследит расхождение, заблокирует передачу КМ с одного юрлица на другое, а контрагент не примет груз.

Важны 3 критерия:

Теперь в документе перечисляют все вложенные уникальные коды маркировки или коды агрегации.

Сканировать нужно каждый код и сверять с заданием. Просто пересчитать коробки недостаточно.

Ответственность за корректность кода распределяется между ИТ, складом, кассой и бухгалтерией.

Переход на ПЭУ — не задача одного отдела. Когда у каждого товара появляется цифровой паспорт, ошибки на любом этапе тянут за собой определённые последствия.

Что будет, если отложить переход на поэкземплярный учёт или вовсе его игнорировать:

Передача товаров без конкретных кодов в УПД есть нарушение ст. 15.12 КоАП РФ. Штрафы для юрлиц доходят до 300 000 ₽, с вероятностью конфискации партии.

В разрешительном режиме касса не пробьёт чек, если код не числится за вашим юрлицом. Товар останется на полке, а выручка будет упущена.

Ручной учёт кодов ведёт к пересортице. Вы не сможете подписать УПД, если в системе фактически будет находиться товар с одними кодами, а на складе — с другими.

Список маркируемых товаров растёт. Если ваш ассортимент пересекается с любой позицией ниже — переход на поэкземплярный учёт как никогда для вас актуален:

Молочная продукция, вода, пиво, растительные масла, макароны, мясные изделия, детское питание, консервы, икра, спортивное питание.

Обувь, одежда, парфюмерия, бытовая химия, шины, автозапчасти, фотоаппараты, кабельная продукция, стройматериалы, игрушки, товары для дома.

Табак, лекарства, БАД, ветеринарные препараты, пиротехника, радиоэлектроника, печатная продукция.

Сроки запуска отличаются, но логика внедрения едина: сначала регистрируете коды, затем отлаживаете складские процессы. И только после этого отгружаете товар с проверенными агрегатами.

Нагрузка на документооборот и складские операции при ПЭУ кратно возрастает. Если сохранить прежние алгоритмы, процессы будут несовместимы: упрощённые накладные не содержат нужного уровня детализации, а ручная сверка кодов парализует логистику из-за сложности реализации и влияния человеческого фактора. 

Различия в требованиях наглядно видны в таблице:

При старом подходе кладовщик принимал машину товара по накладной. При ПЭУ это физически невозможно: нужно сопоставить коды в системе с кодами на реальных упаковках.

Проблема заключается в том, что пытаться сканировать тысячи кодов проводным сканером у стационарного ПК — значит создать зону простоев. Подносить каждую единицу к столу оператора или тянуть провода в зону приёмки — нежизнеспособно.

Но решение есть!

Нужно сканировать коды непосредственно в месте нахождения товара — в кузове фуры, на стеллаже, в торговом зале. Для этого нужен ТСД со специализированным приложением.

Большинство компаний надеются, что текущая 1С или ERP решит задачу автоматически. Но при внедрении понимают, что менять привычные алгоритмы всё же придётся.

Три основных ограничения, с которыми сталкивается бизнес:

Стандартные учётные системы созданы для бухгалтерского учёта, а не для динамичной складской работы с тысячами кодов в реальном времени.

Правила ГИС МТ и требования ЦРПТ обновляются регулярно. ИТ-отдел начинает работать не на развитие компании в целом, а на поддержку кастомного кода.

Если софт неудобен, персонал саботирует процессы: сканирует через раз, вводит данные наугад. И в итоге в системе учёта — пересорты и расхождения, а от регулятора — блокировки и штрафы.

Что же делать? Здесь поможет готовое решение, состоящее из производительного терминала сбора данных и профильного приложения для учёта. ТСД берёт на себя задачу по сканированию DataMatrix и штрихкодов, снимая тем самым часть нагрузки с персонала, которому теперь не нужно будет вручную вносить данные о товаре.

Решения на базе платформы Клеверенс («Склад 15», «Магазин 15», «Фабрика 15») как раз закрывают контур маркировки без кастомной разработки и обеспечивают:

Совместимость со всеми популярными конфигурациями 1С — конкурентное преимущество: вы не тратите ресурсы на интеграцию, а сразу работаете в привычной учётной среде.

Автоматизация ПЭУ на базе ТСД и профильного ПО окупается быстро, потому что превращает обязательное требование в инструмент роста эффективности:

Система не даёт отсканировать код, которого нет в задании, предупреждает о повторном сканировании. Пересортица исключена ещё на этапе считывания.

Работа с агрегированными кодами ускоряет приёмку и отгрузку в 2–3 раза. Отсканировал код палеты — система автоматически раскрыла содержимое.

Полная прослеживаемость страхует от штрафов, конфискации партий и блокировок со стороны контролирующих органов.

Вы точно знаете, какой товар с каким сроком и серийным кодом находится в конкретной ячейке. Упрощается инвентаризация, управление сроками, работа с возвратами.

Поэкземплярный учёт становится новой нормой оборота маркированных товаров. И всё больше товарных категорий будут переходить на ПЭУ. DataMatrix-коды теперь отслеживают так же строго, как и сам товар: в зоне приёмки/отгрузки, в ячейке хранения, на кассе.

Чтобы не снижать темп отгрузок, сканирование, агрегация и сверка с ГИС МТ должны работать в автоматическом контуре. Готовые решения, такие как Клеверенс, снимают с ИТ-отдела задачу постоянной поддержки интеграций: обновления под регламенты ЦРПТ, коннекторы к 1С и встроенная логика проверки статусов работают сразу.

Следующее, что вам нужно сделать, — оценить, насколько ваши текущие процессы готовы к ПЭУ. Если есть сомнения — начните с пилота на одной товарной группе или одном складе. Так вы отладите схему без угрозы остановки работы всего предприятия и получите работающий шаблон для масштабирования.

Маркировка всё прочнее закрепляется в статусе стандартного этапа логистики. Каждая отгруженная палета — с точным УПД и подтверждённым статусом в системе — и есть основа стабильного бизнеса в условиях прослеживаемости.