Поэкземплярный учет: что это, кого коснулось и как подготовиться

Поэкземплярный учет (ПЭУ) — это этап большого маркировочного процесса, возможность отслеживать каждую единицу товара на всем протяжении его жизненного цикла: от производства или импорта до продажи конечному потребителю. При ПЭУ бизнес обязан отчитываться за каждый конкретный цифровой код Data Matrix.

Для производителей и импортеров внедрение ПЭУ — это увеличение ответственности в самом начале цепочки маркировки. Именно на заводе или таможенном складе товар появляется в системе Честный знак. Ошибка на этом этапе блокирует всю последующую логистику.

При объемно-сортовом учете участникам оборота в универсальном передаточном документе (УПД) достаточно указать GTIN и количество товара, например: «Нектар персиковый — 200 штук, GTIN: 7930104931601». 

При поэкземплярном учете в УПД перечисляются все 200 кодов по каждой единице товара или коды агрегатов, в которые объединены эти коды. Это позволяет контролировать передачу между контрагентами каждой единицы товара с уникальным кодом. Реализация на кассе товара с чужим кодом, вызовет отклонения в системе у участника. 

Иными словами, государство благодаря ПЭУ получает информацию не только о количестве произведенного товара, но и о том, на какой именно товар какой код был нанесен, в какую коробку упакован и в какой паллете уехал дистрибьютору или в розничную торговую точку.

Поэкземплярный учет внедряется или уже контролируется государством по следующим категориям товаров:

В ближайшее время поэкземплярный учет будет введен для икры, растительных масел, радиоэлектронной продукции и кормов для животных.

Что учесть производителям и импортерам

Первым этапом надо заказать уникальные коды в Честном знаке на каждую единицу товара. Полученные коды печатаются либо на промышленном оборудовании, либо в типографии — прямо во время формирования упаковки. Или, если вы импортер, это можно заказать у зарубежного завода-изготовителя или сделать на таможенном складе.

Второй этап — агрегация. Это необязательно, но облегчает дальнейшую работу с товаром, который поставщики отгружают крупными партиями. Для этого создается иерархия упаковок — агрегатов:

В Честный знак отправляются данные агрегации — государство знает, что в паллете под № 3746290 лежат конкретные короба с конкретными тысячами кодов.

При отправке товара производитель или импортер формирует УПД. Учетная система может быть настроена так, что автоматически наполняет документ кодами маркировки всех отгружаемых единиц товара. Документ подписывается электронной подписью и отправляется через оператора ЭДО. Затем после приемки УПД подписывается контрагентом.

Так Честный знак фиксирует, что право собственности этого товара перешло от поставщика к дистрибьютору.

Для оптовиков поэкземплярный учет значительно усложняет логистику и документооборот. Вместо указания в УПД общего количества товара — «200 коробок персикового сока», теперь в каждый документ нужно вносить уникальные коды маркировки каждой единицы продукции — коробки сока. 

Это требует повальной сверки: при приемке товара надо проверять, что полученные коды совпадают с заявленными в УПД, а при отгрузке — что коды в документах соответствуют кодам на самом товаре. Время на обработку одной машины может вырасти с 2 до 6 часов. Поэтому оптовикам так же приходится внедрять агрегацию — объединять коды единичных товаров в коды коробов и паллет.

Для торговой точки главная сложность возникает при приемке товара. Как и дистрибьютор, магазин обязан проверить каждый код маркировки на соответствие УПД, иначе при продаже возникнут проблемы — система зафиксирует отклонение при продаже товара с чужим кодом. Если при приемке не провести сверку или сделать ее некачественно, есть риск получить пересортицу, которую для легальной продажи необходимо уладить через выставление новых документов со стороны контрагента. 

Время на все эти операции также кратно возрастает, поэтому для розницы, особенно мелкой, критически важно автоматизировать процесс с помощью сканеров и мобильных приложений.

Переход на поэкземплярный учет требует специального оборудования и ПО. Использование ручного ввода в Excel-таблицы, обычных офисных программ и низкоскоростных сканеров может серьезно задержать все процессы и принесет гарантированные убытки. 

Чтобы не терять во времени и в выручке, соблюдать все требования закона и не попасть на штрафы, надо искать грамотные технические решения и программное обеспечение. Комплексные решения для автоматизации ПЭУ можно подобрать через сервис Контур.Маркировка и интегрировать с уже установленной у вас техникой.

Это промышленные сканеры, которые мгновенно считывают коды Data Matrix, обрабатывают логику вложенности и отправляют данные по Wi-Fi. На производстве счет идет на секунды, и никакие проводные сканеры или бумажные ведомости не способны выдержать такой темп.

Для печати кодов маркировки на этикетки — при ручной или полуавтоматической наклейке.

Нужны для автоматизированных производств. Для автоматической проверки качества нанесения кодов на высокоскоростных линиях, помогают отбраковывать смазанные или нечитаемые этикетки.

Поэкземплярный учет кодов замедляет отгрузку и приемку: сотрудник сканирует каждый код и вносит его в нужную строку УПД. Если коды не совпадут, контрагент может не принять товар, а это дополнительные временные и финансовые затраты.

Модификатор «Автоподбор кодов» позволяет не обрабатывать каждую позицию, а сканировать коды прямо в документе с заданием. При несовпадении кодов система сообщит об ошибке.

В зависимости от масштабов бизнеса Контур.Маркировка предлагает разные сценарии агрегации:

Мобильное приложение Контур.Маркировки позволяет работать с кодами в любой ситуации: при приемке товара, отгрузке или списании — даже без постоянного доступа в интернет. Это дает возможность не прерывать бизнес-процессы из-за нестабильной связи. Сканировать и сверять коды можно прямо со смартфона на Android или ТСД.

Переход на поэкземплярный учет непрост как для крупных производителей, так и небольших розничных магазинов. Пройти этот путь с минимальными рисками и без остановки бизнес-процессов помогут проверенные комплексные решения.