Без автоматизации не обойтись: «СушиВёсла» выбирает «Клеверенс»

Подробное описание

Сеть «СушиВёсла» идёт в ногу со временем и строит процессы на основе IT-решений. На начальном этапе развития филиалов руководство «прощупывало почву», выбирало программное обеспечение, которое будет отвечать всем требованиям организации. До недавнего времени кладовщики принимали товар вручную. Данные о поставках, заказах, использованном сырье также вносили в «1С: Трактир» вручную. Постепенно пришло понимание, что нужно что-то менять в самом алгоритме ведения учёта. Чтобы выстроить чёткую и понятную систему работы склада и филиалов, руководство компании «СушиВёсла» приняло решение первым делом заменить имеющуюся конфигурацию «1С: Трактир» на «1С: ERP». За помощью с реализацией перехода на новую систему учёта руководитель IT-службы заказчика обратился к нам.

Задачи

Система учёта позволяет отслеживать остатки сырья и расходников, списывать испортившиеся продукты, рассчитывать себестоимость и розничную цену. А сводная ведомость покажет, что требуется закупить в ближайшее время. Но в любом случае для получения всех этих данных требуется непосредственное участие человека. Как же тогда разгрузить сотрудников и сократить количество бумажной документации?
В процессе внедрения новой системы учёта руководство «СушиВёсла» выстроило новый алгоритм работы персонала: оптимизировало рабочие смены, выделило отдельного сотрудника на приёмку. При этом товар продолжали принимать на основании бумажных накладных от поставщиков. Такой подход не гарантирует, что данные будут соответствовать действительности — большие объёмы просто невозможно проверить сразу возле машины.
Приходилось верить поставщикам на слово. А последующее выявление ошибок такой приёмки на доверии только отнимало время, так как кладовщику нужно было связаться с поставщиком, отредактировать данные о поставке, отчитаться в бухгалтерию и заново перепровести документы. Чтобы оптимизировать этот процесс, в зоне приёмки установили стационарный компьютер со сканером штрихкодов. Нагрузку с линейного персонала частично сняли, но работу склада в целом не ускорили.

Постепенно заказчик понял, что без автоматизации всё же не обойтись. Мы предложили внедрить «Клеверенс». Так как этот софт полностью закрывает основные потребности бизнеса в мобильном учёте. В течение полугода кладовщики «СушиВёсла» выполняли стандартные операции с ТСД. Но государство обязало всех участников рынка маркировать молочную продукцию и отчитываться в «Честный ЗНАК» о вводе в оборот и выводе кодов маркировки из оборота. На этом этапе основная сложность учёта заключалась в том, что «СушиВесла» использует в качестве ингредиентов для приготовления блюд «молочку». Её необходимо было контролировать в плане КМ при приёмке от поставщика. И чтобы отсканировать DataMatrix коды, нужно было упаковки с маркированным товаром переносить в офисное помещение к ПК, а затем в зону хранения — долго и тяжело. И руководитель IT-службы заказчика вновь обратился к нам с задачей автоматизировать работу с молочной продукцией.

Решение

Как порядок в учёте может помочь повысить лояльность клиентов заведения общественного питания? Всё довольно просто: имея в наличии все ингредиенты с актуальными сроками годности, повар кафе или ресторана всегда сможет приготовить заказанное блюдо. А это значит, что посетитель будет удовлетворён и вернётся сюда ещё раз. Следовательно, если компания хочет оказаться в топе, в учёте не должно быть ошибок.

Приёмка, отгрузка и инвентаризация — основные используемые сейчас на ТСД операции. Сотрудники просто сканируют штрихкод товаров при поступлении, завершают документ и он «улетает» в бухгалтерию. А благодаря производительности терминала сбора данных Newland MT65 Beluga IV эти процессы не останавливаются в самый неподходящий момент из-за севшего аккумулятора или подвисшего оборудования. Заказчик рассматривал несколько программных продуктов, но так как у «СушиВёсла» 2 типа маркированных товаров — вода и «молочка», выбор пал на «Склад 15 ПРОДУКТОВЫЙ». Этот софт обеспечивает работу одновременно с 11 видами маркированного товара. Не нужно переключаться, не нужно выходить из системы. «Клеверенс» обрабатывает данные с отсканированных DataMatrix кодов и сортирует их по типу марок — вода или молоко.

При внедрении продукта возникли сложности с установкой лицензии на сервер заказчика, так как не работал COM-коннектор. С решением проблемы помогли специалисты отдела технической поддержки «Клеверенса». После чего настроили обмен данными по Wi-Fi.

Во время интеграции со стороны «Сушивёсла» нам помогал Старший системный администратор — Чикало Михаил Вячеславович: открывал доступы к базе и серверу, отслеживал процесс внедрения. Полностью работы по проекту мы завершили за 2 дня. На текущий момент идёт обсуждение расширения парка ТСД, и заказчик уже запросил счёт на покупку двух дополнительных терминалов сбора данных с расширенными лицензиями «Склада 15 ПРОДУКТОВОГО». В планах — приобрести ещё 10 мобильных устройств.

Результаты

Отслеживать остатки ингредиентов и продуктов общепит может в системе учёта. Это позволит своевременно планировать закупки, оформлять заказы у поставщиков и не сталкиваться с ситуациями, когда блюда из ежедневного меню выпадают в стоп-лист. А вот автоматизация приёмки товара поможет «на входе» исключить недостачи и пересорт.

Потерянные накладные — это головная боль всей компании. Кладовщик забыл, куда положил, а в 1С ничего не заполнил. Бухгалтерия не может списать остатки, потому что не имеет документального подтверждения. Плюс бесконечные ошибки с DataMatrix кодами на воду и молоко. Такова до недавнего времени была реальность «СушиВёсла». Сейчас вся информация об имеющейся или поступающей на склад продукции сохраняется сразу в электронном документе на ТСД. Приёмка товара проходит в 3—4 раза быстрее. Даже КМ сотрудники заказчика теперь проверяют с помощью терминала. И если какая-то марка не соответствует товару или повреждена, на экране мобильного компьютера появляется уведомление, и кладовщик может отредактировать накладную. «Клеверенс» не только позволил оптимизировать процесс приумки товара на склад, но и обеспечил соблюдение требований законодательства относительно учёта «молочки» и работы с DataMatrix кодами.

Партнер

Компания «Первый Бит» более 20 лет занимается автоматизацией и цифровизацией бизнеса: от поставки IT-оборудования клиентам до работы с данными и изменения их бизнес-модели.»

Клиент

Примененное оборудование и программное обеспечение