Списание остатков лекарственных препаратов

В этой статье мы разберемся, как не допускать «зависших» лекарственных препаратов и списать остатки.

Рекомендации, которые помогут избежать остатков

Начнем с общих рекомендаций, соблюдая которые количество остатков можно свести к нулю или, как минимум, значительно уменьшить их количество.

Регулярные остатки возникают зачастую из-за ошибок в кассовом ПО или товароучетной системе. Поэтому, в первую очередь, рекомендуем проверить кассу и связаться с технической поддержкой вендора. А также:

Соблюдайте требования ППРФ 1556, паспортов процессов МДЛП и ограничения XSD-схем МДЛП

• Своевременно подавайте сведения об операциях с лекарственными препаратами
• Корректно заполняйте реквизиты документов, в соответствии с которыми проводятся операции
• Анализируйте квитанции МДЛП по результатам обработки документов
• Не подавайте дубли документов в МДЛП

Контролируйте остатки на местах деятельности

• МДЛП является ключевым источником информации об остатках лекарств для анализа рынка, проведения закупок, анализа дефектуры ЛП
• Необходимо поддерживать актуальную информацию об остатках лекарств на местах деятельности

Следите за выбытием лекарств из оборота

• После продажи/отпуска по льготе/выдачи для оказания медицинской помощи проверяйте статус и тип вывода из оборота по SGTIN с помощью отчетов в ЛК МДЛП либо методов API
• Используйте витрину товаров по SGTIN и функцию «Списать остатки» в интерфейсе отчета «ЛП без движения за последние N дней»

Как мне получить актуальную информацию по остаткам?

Существует множество функционала и отчетов, которые автоматически помогут найти остатки и объяснят причины их возникновения. Давайте разберемся:

Отчет «Мой виртуальный склад»

Отчет «Мой виртуальный склад» показывает количество лекарственных препаратов на остатках на конкретном месте деятельности или месте ответственного хранения. Для получения остатков по отчету осуществляется фильтрация по GTIN, идентификатору места деятельности или идентификатору места ответственного хранения. В самом отчете отображаются такие параметры, как:

• Идентификатор МД/МОХ;
• GTIN;
• Серия;
• Срок годности;
• МНН (стандартизованное значение);
• Торговое наименование;
• Количество ЛП;
• Отгружено отправителем, шт.

Методы получения информации по SGTIN

Благодаря данным методам можно получить подробную информацию об SGTIN (статус, владелец, последняя операция и т.д.), в том числе по SGTIN, которые находятся в архиве.

Витрина товаров по SGTIN

В витрине товаров по SGTIN можно найти более подробную информацию по SGTIN (например, статус, тип вывода из оборота, дата последней информации, текущее местонахождение SGTIN, информация о нанесении, о вводе в ГО, признак отнесения SGTIN к ЖНВЛП, ВЗН и т.д.).

Отчет «ЛП без движения N-дней»

Особенности отчета «ЛП без движения N-дней» заключаются в следующем:

Во-первых, в данном отчете отображаются сведения о тех SGTIN, по которым длительное время не было операций (вы можете самостоятельно указать дату последней операции и увидите перечень таких SGTIN).

Во-вторых, при сверке данных с отчета с данными из товароучетной системы были обнаружены «зависшие» лекарственные препараты, вы можете списать такие SGTIN, нажав на кнопку «Списать остатки». По итогу списания остатков сформируется 552 схема с типом 23, которую необходимо подписать электронной подписью.

Что делать с остатками и как их списать?

Чтобы списать остатки «зависших» лекарственных препаратов, нужно отразить информацию о них в системе ФГИС МДЛП. Даже если ЛП отсутствуют фактически на месте деятельности или если в учетной системе организации они помечены как выведенные - их необходимо списать. Сделать это можно с помощью схем:

Если срок годности у ЛП не истёк:

- 531 схема «Регистрация в ИС МДЛП сведений о выдаче лекарственного препарата для оказания медицинской помощи».

- 521 схема «Регистрация в ИС МДЛП сведений об отпуске лекарственного препарата по льготному рецепту».

- 511 схема «Регистрация в ИС МДЛП сведений о продаже лекарственного препарата в рамках розничной торговли».

Важно! В случае, если сохранены упаковки ЛП с нанесенными на них кодами маркировки, то выполнить вывод из оборота нужно при помощи регистратора выбытия. Эти схемы применяются только для отражения вывода «зависших» остатков.

Если ЛП имеют истёкшие сроки годности:

- 552 схема с типом 13 (списание без передачи на уничтожение).

В личном кабинете ФГИС МДЛП можно получить информацию по SGTIN лекарственных препаратов, находящихся на балансе организации, для дальнейшего мониторинга:

Отчет «ЛП без движения за последние N дней».

Отчет показывает только SGTIN в статусе «В обороте», а также те препараты, у которых не истек срок годности. Он предоставляет информацию о лекарственных препаратах, по которым длительное время отсутствует информация о движении.

Ключевым фильтром отчета является «Дата регистрации последней операции». Фильтр позволяет выявить препараты, последняя операция по которым проводилась более N месяцев, заданных в нем. Фильтрация данного отчета осуществляется по обязательному параметру «Идентификатор МД».

Также здесь присутствует возможность списать полученные SGTIN с помощью функции «Списать остатки». Для использования отчета пользователю необходимо наличие права «ЛП без движения за последние N дней» (руководителю-администратору это право добавлено автоматически).

Данные в отчете носят аналитический характер и могут отличаться от оперативных. Для получения информации по оперативным данным перейти в «Реестр SGTIN» во вкладке «Товары». Период обновления аналитических данных может занимать до 24 часов. Данные из отчета также можно выгрузить в CSV.

Функция «Списание остатков»

Для списания лекарственных препаратов, которых уже нет физически и информация об их последней проводимой операции отсутствует, необходимо осуществить фильтрацию по параметру «Идентификатор МД» и, при необходимости, по другим параметрам. Далее необходимо нажать на кнопку «Списать остатки», подтвердить действие и дождаться формирования документа.

SGTIN будут списаны с баланса организации документом 552 с указанием типа вывода из оборота (в схеме withdrawal_type) – 23 (списание лекарственных препаратов при отсутствии информации согласно БП).

Важно! Если после фильтрации количество SGTIN в отчете более 5000, то функция списания остатков будет недоступна. В таком случае необходимо либо уменьшить количество SGTIN дополнительными фильтрами, либо создать несколько документов 552 с типом 23 самостоятельно.

После осуществления процедуры списания остатков, обновление информации в «ЛП без движения за последние N дней» может занимать до 24 часов. Повторное использование функции «Списание остатков», по направленным ранее лекарственным препаратам, может привести к нарушению повторного выбытия.

Как получить полный список кодов на балансе организации?

Получить полный список SGTIN, находящихся на балансе организации, можно в личном кабинете ФГИС МДЛП в разделе «Товары» - реестры «Реестр SGTIN», «Реестр SGTIN, эмитированных до 28.03.2021», «Витрина товаров по SGTIN».

В реестре «Витрина товаров по SGTIN» можно получить выгрузку со списком SGTIN в формате CSV. Для глобального поиска лучше использовать «Фильтр».

Загрузить необходимые документы в систему ФГИС МДЛП возможно несколькими способами:
- через интерфейс личного кабинета ФГИС МДЛП;
- при помощи системы Фарма.Просто;
- при помощи товароучетной системы.

Полезные ссылки

Видеоинструкция «Загрузка документов через личный кабинет МДЛП»
Видеоинструкция «Фарма.Просто - работа с документами»