Рекомендации по работе с утраченным товаром: что делать с кодами маркировки?

Эти рекомендации помогут продавцам и маркетплейсам определить, кто и что должен сделать с кодами маркировки при утрате товара. Порядок действий зависит от схемы работы: при FBO хранит товары и комплектует заказы маркетплейс, при FBS - продавец. При работе по FBO также важно, был ли подписан УПД на момент утраты товара.

- Рекомендации при работе по схеме FBO – Fulfillment by Operator

Особенность схемы: при работе по FBO продавец отгружает товар на склад маркетплейса по УПД. После подписания УПД коды маркировки учитываются за маркетплейсом в системе маркировки.

Важно: при схеме FBO маркетплейс – владелец товара в системе маркировки «Честный знак» - принимает товар на собственный склад, обеспечивает его хранение, комплектует и доставляет заказы, пробивает чеки, отвечает за учёт, вывод из оборота и списание кодов.

Действия сторон при утрате товара

Рекомендации для частного случая при работе по схеме FBO (утрата товара до подписания УПД)

Описание ситуации: при работе по схеме FBO товар может быть физически принят на склад маркетплейса, но УПД ещё не оформлен и не подписан, так как на практике документы формируются не в момент отгрузки, а постфактум - на основании акта приема-передачи. Таким образом, между фактическим поступлением товара и его документальным оформлением существует временной разрыв, во время которого может произойти утрата товара. Если утрата происходит в этот период, коды маркировки по-прежнему числятся за продавцом.

При передаче товара в ПВЗ товар не проходит через склад маркетплейса – утраты товара нет.

При передаче товара на распределительный центр маркетплейса – возможна утрата товара до момента передачи покупателю.

Действия сторон при утрате товара

Важно: рекомендуем продавцам вести учёт отгруженных кодов маркировки в адрес маркетплейса. Это позволит оперативно определить, какие коды маркировки были в отгрузке и подлежат выводу из оборота по причине утраты.

Если утрата товара не подтверждена

Если нет документов, подтверждающих утрату товара, не следует сразу выводить код маркировки из оборота с причиной «Уничтожение».

Для товарных групп, в которых доступен документ «Уведомление о состоянии кодов», коду можно присвоить дополнительное состояние «Не найден по итогам инвентаризации». Код при этом сохранит статус «В обороте».

Преимущество этого подхода в том, что такое дополнительное состояние кода не влияет на статус кода маркировки. В случае если товар с кодом «Не найден по итогам инвентаризации» впоследствии найдётся, его можно будет как вывести из оборота, так и отгрузить другому участнику.

- Рекомендации при работе по схеме FBS – Fulfillment by Seller

Особенность схемы: при работе по FBS хранит товар и комплектует заказы продавец. После формирования заказа продавец передает товар в пункт выдачи или на распределительный склад маркетплейса для дальнейшей доставки покупателю. При данной схеме риски утраты товара минимизированы.

Важно: Маркетплейс в этой схеме выполняет логистическую функцию. Продавец остается собственником товара и кодов маркировки. Вывод кодов маркировки из оборота осуществляется непосредственно при отправке заказа покупателю с причиной «Дистанционная продажа».

Действия сторон при утрате товара

Важно: сразу после отправки товара в ПВЗ или распределительный центр Продавцу необходимо вывести код маркировки из оборота с причиной «Дистанционная продажа».

Рекомендация: если товар, уже выведен из оборота по причине «Дистанционная продажа», но впоследствии оказался утраченным и по факту не был доставлен до покупателя, продавцу необходимо скорректировать данные в системе «Честный знак»:

1. вернуть утраченный код в оборот;

2. затем повторно вывести код из оборота с причиной «Уничтожение», указав реквизиты своего акта списания.

Такую корректировку возможно осуществить, только если продавец может точно сопоставить утраченный заказ с кодом маркировки. При получении от маркетплейса перечня номеров утраченных заказов продавец сможет идентифицировать соответствующие коды маркировки и провести необходимые изменения.

Рекомендуем продавцам вести учёт по связке «номер заказа – код маркировки». В будущем это позволит продавцу быстро определять по номеру заказа, какие коды маркировки были в том или ином заказе и подлежат выводу из оборота по причине утраты.