Списание/принятие товара

Добрый день, мы являемся медицинским учреждением, в рамках гос.закупки нам привозят молоко/масло, оно попадает к нам на склад в честный знак. Молоко для личных нужд. Все документы от поставщика в честном знаке содержат информацию о выбытии «Продажа по государственному (муниципальному) контракту»

Какой правильный порядок работы.
Как нам проводить работу, у нас на местах приема товара есть сканеры штрихкода.
Получается, как только товар приходит к нам на склад.
Нам нужно сканером считать всю маркировку товара и провести списание ?
Или изначально нам нужно его как то внести на свой баланс, отсканировав коды, а уже после фактического использования, снова отсканировать уже на выбытие ?