Как подготовить бизнес к новым требованиям законодательства по маркировке

Компании, которые продолжают работать по старинке — с бумажными накладными и ручным вводом данных, сталкиваются с растущим количеством ошибок, задержками при приемке и отгрузке. В то же время организации, внедрившие автоматизацию, отмечают снижение операционных затрат и повышение прозрачности складского учета. Сегодня разберем, как избежать ошибок при маркировке, подготовить бизнес-процессы к требованиям ГИС МТ и снизить нагрузку на сотрудников.

Список категорий, на которые распространяется маркировка продукции, регулярно расширяется. Государство последовательно движется к тому, чтобы каждое изделие имело уникальный идентификатор, позволяющий отслеживать его путь от производителя до конечного покупателя. Для потребителя это гарантия подлинности продукции, для регулятора — контроль оборота и борьба с контрафактом.

Перечень товаров, подлежащих мониторингу, обновляется в соответствии с распоряжениями Правительства РФ. Внедрение для каждой товарной группы происходит поэтапно. Сначала объявляется экспериментальный период, затем вводятся обязательные требования для производителей и импортеров, и наконец — для розничных продавцов. 

Поэтапный запуск необходим для последовательного наполнения товаропроводящей цепи — от заводов до розницы — и предотвращения перегрузок информационной системы. Однако воспринимать это как повод отложить автоматизацию «на потом» — опасная ошибка. Промедление гарантированно приведет к остановке отгрузок, санкциям со стороны регулятора и потере доверия партнеров.

Список маркируемых товаров стремительно растет, и вскоре работать с кодами Data Matrix придется практически каждой торговой или производственной компании. Вопрос лишь в том, насколько быстро бизнес сможет перестроить свои процессы.

Маркировка товаров затрагивает все этапы работы: от приемки поставки до продажи на кассе. При поступлении продукции на склад или в магазин необходимо проверить соответствие КМ принимаемых изделий тем, что указаны в документах контрагента. Затем нужно обеспечить правильное хранение и учет маркированных товаров. При инвентаризации требуется сверить фактические остатки с данными учетной системы. А при продаже — корректно вывести КМ из оборота и передать сведения в систему мониторинга.

Выполнение этих операций вручную требует значительных временных затрат и неизбежно сопровождается ошибками. Несоответствие информации в базе фактическому количеству остатков будет причиной серьезных проблем при проверках Роспотребнадзора и налоговой службы. Именно поэтому наличие принтера для печати этикеток с кодами маркировки (КМ) не решает проблему комплексно. Необходима программа, которая интегрирует работу с ГИС МТ в повседневные процессы и минимизирует участие человека там, где возможна автоматизация.

Работа с «Честным ЗНАКом» («ЧЗ») вручную превращает рутинные складские операции в источник частых сбоев и финансовых потерь. Без мобильной автоматизации сотрудники вынуждены тратить часы на сверку КМ, а бизнес несет риски из-за неизбежных ошибок при передаче сведений в ГИС МТ.

Приемка маркированного товара — один из самых критичных этапов. Если здесь допущена ошибка, она будет сопровождать товар на всем пути его движения по складу и магазину. Типичные проблемы при ручной приемке:

В результате халатность на этапе приемки делает весь последующий учет бессмысленным: в «Честном ЗНАКе» за компанией будут числиться одни коды, а на складе фактически будут лежать товары совсем с другими идентификаторами.

Инвентаризация маркированных товаров вручную — операционный тупик. Без специального оборудования и софта сотрудники могут пересчитать только физическое количество коробок, но не способны вручную проверить множество уникальных кодов Data Matrix. Кроме того, «ревизия» на складе с несколькими тысячами наименований означает несколько дней простоя или привлечение дополнительного персонала. Часто такие проверки проводятся «для галочки», что сводит их эффективность к нулю. Реальные расхождения между физическим наличием товаров и информацией в «1С» остаются невыявленными, создавая иллюзию порядка там, где царит хаос.

Если на предприятии нет мобильной автоматизации, оформление документов в учетной программе и их передача по системе электронного документооборота приводит к критическому росту ошибок в учете и несет прямые финансовые риски:

Без автоматизации учета маркировки эти проблемы накапливаются как снежный ком, требуя все больше ресурсов на исправление ошибок вместо развития бизнеса.

Переход на новые правила работы требует системного подхода. Недостаточно просто закупить оборудование или зарегистрироваться в системе «Честный ЗНАК». Необходимо пересмотреть внутренние процессы и устранить узкие места, которые тормозят работу и повышают риск ошибок.

Прежде чем внедрять любые технические решения, проведите аудит существующих операций. Это поможет понять, где именно возникают задержки и ошибки. Что стоит проанализировать:

Такой анализ позволяет выявить реальные боли бизнеса, которые легко закрыть внедрением автоматизации.

Терминал сбора данных (ТСД) — мобильное устройство со встроенным сканером штрихкодов. На него устанавливают специализированное ПО, которое заменяет бумажные носители и ручные операции. Устройство считывает КМ за доли секунды, а программа проверяет его корректность и сопоставляет с данными накладной. ПО исключает возможность двойного сканирования, автоматически фиксирует время операции и привязывает ее к конкретному исполнителю. Это обеспечивает прослеживаемость товара на каждом этапе. Кроме того, современные ТСД с батареей от 4 500 мАч работают без подзарядки весь день при активном использовании.

Интеграция с «1С», ERP- и WMS-системами позволяет наладить бесперебойный обмен сведениями между офисом и складом. Менеджеры создают задания на приемку или комплектацию заказа в товароучетной системе и выгружают на ТСД кладовщиков. Те, в свою очередь, после сканирования кодов передают результаты операций в базу компании.

Такой алгоритм работы исключает дублирование ввода информации и задержки в обновлении остатков. Руководство видит актуальную картину движения товаров в реальном времени, а бухгалтерия получает корректные сведения для формирования отчетности. Это превращает разрозненные операции в единый процесс, где каждое действие на складе отображается в базе компании.

Для автоматизации работы с маркировкой важно подобрать ПО, которое «понимает» специфику операций с кодами Data Matrix и «умеет» взаимодействовать с ГИС МТ. Программа DataMobile решает эти задачи, превращая ТСД в надежный инструмент мобильного учета маркированных товаров.

Софт поддерживает сканирование идентификаторов Data Matrix, которые используются «Честным ЗНАКом». С ТСД для маркировки кладовщики быстро считывают КМ, а программа автоматически разбирает их структуру и извлекает сведения о товаре. Это позволяет работать с маркированной продукцией так же легко, как с обычными товарами, но гораздо точнее.

Одно из ключевых преимуществ использования DataMobile — автоматическая проверка кодов маркировки на легальность и соответствие УПД поставщика. При сканировании кода программа сверяет его с документом контрагента и отправляет запрос в ГИС МТ. Если КМ не числится за поставщиком или недействителен, в интерфейсе приложения появляется уведомление об этом. Такой подход дает несколько важных результатов:

Благодаря автоматической верификации КМ бизнес получает уверенность в том, что каждый отсканированный идентификатор Data Matrix корректен и соответствует документам поставщика.

Мобильность устройства позволяет проводить операции непосредственно в зоне хранения или продаж. Не нужно носить с собой бумажные накладные или возвращаться к стационарному компьютеру для уточнения информации. Весь рабочий процесс происходит «в поле», что особенно важно для больших складских комплексов или торговых залов с широкой ассортиментной матрицей.

Эффективность автоматизации напрямую зависит от качества связи мобильного софта с базой компании. DataMobile обеспечивает бесшовную интеграцию с популярными учетными программами, такими как «1С» и другими ERP- и WMS-решениями. 

Программа работает с товароучетной системой в режиме реального времени, а при отсутствии связи — сохраняет данные на ТСД и передает их в базу после восстановления соединения. В условиях полного отсутствия Wi-Fi кладовщики самостоятельно выгружают сведения в учетную систему после завершения смены или конкретной задачи. Это гарантирует, что остатки в системе учета всегда отражают реальное положение дел на полках. Подробнее о технических возможностях обмена данными можно узнать в базе знаний.

Внедрение мобильного учета с помощью DataMobile трансформирует складские операции, переводя их на новый уровень эффективности. Компания перестает тратить ресурсы на борьбу с хаосом и начинает управлять процессами на основе точной информации. Автоматизация маркировки дает такие преимущества:

Практический пример. Компания «ВЕРШИНА», управляющая складом площадью 20 000 кв. м с более чем 50 000 наименований шин и автотоваров, столкнулась с замедлением процессов после того как была введена обязательная маркировка этой продукции. Внедрение ТСД с DataMobile Online и интеграция приложения с «1С:Управление торговлей» позволили перевести складские операции в мобильный формат. ПО автоматически верифицирует коды, предотвращает повторное сканирование одних и тех же Data Matrix и мгновенно передает сведения в базу. В результате бизнес наладил процесс работы с маркированной продукцией, исключил ручной ввод данных и повысил точность складского учета.

В перспективе маркировка «Честный ЗНАК» затронет еще больше категорий. Бизнесу критически важно выстроить процессы так, чтобы они работали на компанию, а не тормозили ее развитие. Ручной учет товаров на складе — непозволительная роскошь, ведущая к ошибкам, штрафам и потере конкурентных преимуществ.

Автоматизация с использованием DataMobile для маркированной продукции помогает интегрировать работу с кодами Data Matrix в привычный рабочий ритм сотрудников. Программа берет на себя контроль ошибок, обеспечивает синхронизацию данных с «1С» и другими учетными системами, ускоряет складские операции и помогает сосредоточиться на развитии бизнеса, а не на исправлении недочетов в документации.

Чтобы понять, как работать с маркированным товаром без потери скорости и точности, рекомендуем ознакомиться с возможностями DataMobile. Закажите онлайн-расчет стоимости внедрения софта с учетом задач вашего склада или магазина. Также поможем подобрать готовый комплект оборудования и ПО для маркировки.