- Подготовка производственной площадки к маркировке
- Сроки внедрения маркировки для производителей: что нужно знать малым, средним и крупным?
- Оборудование для маркировки: какое нужно и что пригодится из того, что у вас уже есть?
- Состав кода маркировки молочной продукции
Необходимо авторизоваться или зарегистрироваться на портале
Как настроить систему штрихкодирования для учёта запасов в малом бизнесе
.png)
В этой статье мы расскажем, как настроить систему штрихкодирования для малого бизнеса — от базовых основ до финальных штрихов.
Содержание
- Почему малому бизнесу нужна система штрихкодирования?
- Как система штрихкодирования упрощает управление запасами?
- Как выбрать подходящую систему штрихкодирования для малого бизнеса?
- Как настроить систему штрихкодирования: пошаговая инструкция
- Заключение
- Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Многие мелкие компании начинают управление запасами вручную: записывают остатки на бумаге или обновляют электронные таблицы. Это работает, но до поры до времени, значительно медленнее, чем могло бы, и с регулярными ошибками. С ростом бизнеса становится всё сложнее отслеживать каждую единицу товара.
Кроме того, если система штрихкодирования у вас не настроена, то помимо внутренних проблем вы рано или поздно столкнётесь с низким уровнем клиентского сервиса. А это обязательно повлияет и на объёмы продаж, и на конкурентоспособность, и на конечную прибыль.
Потому что:
— во-первых, если принять на реализацию товары без маркировки, придётся потратить время на фиксирование каждой единицы для дальнейшего отслеживания остатков;
— во-вторых, наличие ШК на продукции в несколько раз ускоряет и упрощает логистические процессы. А значит, ваши конкуренты, которые ведут учёт продукции по штрихкодам, будут на шаг впереди;
— в-третьих, если вы не используете никакие другие инструменты для автоматизации учёта, будет очень сложно работать с маркировкой «Честного ЗНАКа», а путь на маркетплейсы будет тернист и долог.
И именно в таких случаях штрихкоды являются неоспоримым преимуществом. Они помогают исключить ошибки, возникающие при ручном вводе данных, сократить время на обработку информации и повысить общую эффективность. А также с их помощью можно относительно легко отслеживать актуальность данных об остатках в режиме реального времени, чтобы избежать ситуаций, когда товар распродан или, наоборот, залежался на складе.
Доказано, что использование ШК упрощает:
- продажи — не нужно вести записи в тетради;
- приём поступлений — вся информация о товаре загружается в систему учёта путём нажатия одной кнопки;
- возвраты — достаточно отсканировать штрихкод, как система учёта выдаст всю информацию о конкретной единице продукции;
- инвентаризации — многостраничные ведомости по товарам на бумажных листах больше не нужны. Просто сканируйте ШК, и система сама обновит данные.
Для малого бизнеса такая организация — не просто удобство, а необходимость, чтобы оставаться конкурентоспособным в современных условиях.
Как система штрихкодирования упрощает управление запасами?
Представьте, что вы управляете розничным магазином. Каждый раз, когда покупатель приобретает товар, вам приходится вручную обновлять информацию об остатках. Если вы забыли это сделать или допустили ошибку, вы рискуете продать то, чего уже нет в наличии и «уйти в минус».
Если же вы работаете с товаром по штрихкодам, эти данные будут обновляться всякий раз, как кассир отсканирует товар на кассе. Но настроить автоматические уведомления для пополнения запасов, когда уровень остатков достигает определённого порога, тоже можно. Это избавит вас и ваших сотрудников от необходимости держать всё в голове.
Кроме того, штрихкоды — самый простой способ отслеживать «жизненный путь» готовой продукции и сырья и их перемещений из точки А в точку В. Потому что каждое действие с товарной единицей будет фиксироваться в системе учёта в режиме реального времени.
Как выбрать подходящую систему штрихкодирования для малого бизнеса?
Выбор подходящей системы — важный шаг. Но стоит помнить, что существуют разные типы штрихкодов, каждый из которых помогает решать определённые задачи.
1D и 2D штрихкоды:
- 1D штрихкоды (линейные) чаще всего используются в розничной торговле.
- 2D штрихкоды (например, QR или DataMatrix коды) могут хранить больше информации, подойдут для сложных продуктов с множеством вариаций и обязательной маркировки товаров согласно требованиям «Честного ЗНАКа».
Если вы продаёте товары со множеством различных характеристик (размер, цвет и т.д.), стоит рассмотреть возможность использования 2D-кодов.
Подробнее о внедрении системы штрихкодирования на складе читайте в статье нашего партнёра — компании «Информационные технологии в бизнесе»
Как настроить систему штрихкодирования: пошаговая инструкция
Шаг 1: Определите задачи и выберите систему учёта
Прежде чем приступить к настройке штрихкодов, важно понять, какие задачи должна решать система учёта. Именно она станет основой для хранения данных о товарах, штрихкодах, операциях и сопутствующей информации.
Для начала ответьте на следующие вопросы:
- Какие задачи вы хотите автоматизировать: учёт остатков, управление характеристиками товаров (например, размеры, цвета) или распределение по складам?
- Сколько товаров вы планируете учитывать? Есть ли у них вариации, такие как размеры, цвета или комплектации?
- Планируете ли вы вести учёт по местоположению (например, для нескольких складов или торговых точек)?
- Нужно ли вам учитывать товары с обязательной маркировкой в системе «Честный ЗНАК»?
- Есть ли у вас товары с серийными номерами, сроками годности или партиями? Нужно ли учитывать продукцию с ограниченным сроком годности?
- Хотите ли вы внедрить адресное хранение на складах для оптимизации размещения и поиска товаров?
Ваши ответы помогут выбрать подходящую систему учёта:
Обязательная маркировка и Честный ЗНАК.
Если вы работаете с товарами, которые подлежат обязательной маркировке (например, обувь, текстиль, лекарства, молочная продукция), важно убедиться, что система учёта интегрируется с платформой Честный ЗНАК. Такие конфигурации, как «1С:Розница» или «1С:Управление нашей фирмой», поддерживают эту функцию, что даст вам возможность работать в соответствии с законодательством.
А также производители могут воспользоваться прямым обменом с «Честным ЗНАКом» без взаимодействия с системой учёта — с помощью программного обеспечения «Фабрика 15».
Серии, сроки годности и партии.
Для товаров с сериями, партиями и сроками годности оптимально использовать системы, позволяющие учитывать эту информацию. Например, «1С:Управление торговлей» или «1С:ERP» поддерживают учёт партий, резервирование товаров по сроку годности и автоматическое списание по методу FIFO (первым пришёл \ первым ушёл).
Адресное хранение.
Если вы хотите внедрить адресное хранение, система учёта должна поддерживать работу с ячейками склада, зонированием и маршрутами. Например, «1С:WMS Логистика. Управление складом» идеально подходит для адресного хранения, интеграции с терминалами сбора данных и оптимизации складских процессов.
Общий учёт товаров.
Если у вас небольшой ассортимент без сложных вариаций, рассмотрите «1С:Управление торговлей» для учёта остатков, контроля продаж и закупок.
Управление характеристиками.
Для товаров с вариациями (размеры, цвета) лучше всего подойдёт «1С:Розница», которая поддерживает управление характеристиками товаров и интеграцию с кассовым оборудованием.
Определившись с системой учёта, вы создадите основу для эффективного управления запасами. Дальнейшие шаги будут посвящены настройке штрихкодов, их печати и обработке в выбранной системе.
Локальная или облачная система:
Облачные системы позволяют управлять запасами из любой точки (склада/страны/планеты) с доступом к интернету.
Локальные системы хранят данные на месте, внутри вашей компании, на персональном компьютере.
Выбор между облачной и локальной системами зависит от потребностей вашего бизнеса и бюджета.
Шаг 2: Выбор технологий штрихкодирования
Когда вы определили свои потребности, приступайте к выбору технологий. Возможно, вам подойдёт один из следующих вариантов:
Сканеры штрихкодов:
Ручные сканеры — самый распространённый способ считывания штрихкодов. Они могут подключаться через Bluetooth, USB или Wi-Fi. Основной их недостаток в том, что возможности считывания ограничены длиной провода. Вы всегда будете «привязаны» к ПК, и вам придётся переносить объёмные или крупногабаритные товары к сканеру, чтобы считать ШК.
Мобильные устройства:
Многие компании используют терминалы сбора данных, планшеты или смартфоны со специализированными приложениями «на борту» — для сканирования ШК и учёта товаров. Это самый удобный вариант, особенно если у вас уже есть необходимая техника.
Принтеры этикеток:
Если вы хотите печатать штрихкоды самостоятельно, потребуется принтер этикеток. С его помощью вы сможете распечатать нужные ШК в любой момент по мере необходимости.
Шаг 3: Подготовка штрихкодовых этикеток
Штрихкодовые этикетки — основа вашей системы. Убедитесь, что каждый товар промаркирован.
Обязательно учитывайте:
- Размер и тип штрихкода
Лучше заранее определиться с подходящим размером этикетки для ваших товаров, чтобы не терять время в процессе нанесения ШК на продукцию на перенастройку параметров.
Для хранения товаров на открытом воздухе или в сложных условиях больше подойдут влагостойкие и прочные этикетки. А для продукции, подвергающейся воздействию высоких температур, — термостойкие.
- Печать этикеток
Можно печатать самостоятельно или заказывать готовые у поставщиков.
Один из способов создания и печати этикеток показан в видео ролике.
Шаг 4: Интеграция системы штрихкодирования с программным обеспечением
Одной из ключевых составляющих успешности работы системы штрихкодирования является её интеграция с программным обеспечением для управления запасами. Важно, чтобы данные, «зашитые» в ШК, синхронизировались с операциями вашего бизнеса и обновлялись в реальном времени.
Примером такого ПО является «Склад 15». Это решение позволяет использовать мобильные устройства для выполнения различных складских операций, включая приёмку, передачу, списание, инвентаризацию и отгрузку. «Склад 15» поддерживает штрихкоды и RFID-технологии, что упрощает отслеживание товаров на всех этапах.
Со «Складом 15» вы можете управлять заказами и синхронизировать данные с 1С, чтобы вся информация оставалась актуальной. Программное обеспечение также позволяет печатать и сканировать штрихкоды через мобильное приложение, тем самым в несколько раз экономит время на идентификацию товаров.
Шаг 6: Обучение команды
После настройки системы важно обучить персонал правильно с ней работать. Сотрудники должны знать, как сканировать товары, как правильно вводить данные и как устранять возможные ошибки. Проведите обучающие сессии или создайте печатное руководство в виде пошаговых инструкций.
Либо можно воспользоваться уже готовым материалом. Например, предложить кладовщикам пройти Курс по ведению склада в 1С и автоматизации складского учёта с помощью ТСД.
Чем комфортнее сотрудники будут чувствовать себя с новой системой, тем быстрее и легче пройдёт переход на автоматизированные алгоритмы работы.
Шаг 7: Регулярное обслуживание и обновления
Система штрихкодирования — это не что-то, что можно настроить и забыть. Регулярно проверяйте читабельность этикеток, корректность работы сканеров и обновления программного обеспечения. А вот своевременно обнаруживать несоответствия помогут периодические аудиты системы.
Помните, что обновление ПО обеспечивает пользователям доступ к новым функциям и защиту от уязвимостей.
Заключение
Настройка системы штрихкодирования для малого бизнеса не должна быть сложной. Разделяя процесс на понятные шаги, вы сможете оптимизировать операции, снизить количество ошибок и получить актуальные данные о запасах в реальном времени. Независимо от того, управляете ли вы розничным магазином, складом или онлайн-бизнесом, такая система поможет вам лучше контролировать запасы, сэкономить время и увеличить прибыль.
Ключ к успеху — это правильный выбор технологий, тщательная настройка и обучение команды. Как только вы внедрите систему штрихкодирования, вы удивитесь, как обходились без неё раньше.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Что такое система штрихкодирования для учёта запасов?
- Нужно ли специальное программное обеспечение для системы штрихкодирования?
Да, для работы системы потребуется ПО для управления запасами, которое интегрируется со сканером штрихкодов. Это ПО помогает организовать данные о товарах, отслеживать продажи и поддерживать актуальные запасы.
- Можно ли использовать штрихкоды для любого товара?
Да, можно создавать и печатать штрихкоды для любого товара, который отслеживается в системе. Этикетки можно настроить с информацией о товаре, такой как артикул, цена и описание.
- Сложно ли настроить систему штрихкодирования для малого бизнеса?
Совсем нет! С правильными инструментами и пошаговым подходом настройка системы штрихкодирования будет простой задачей, которая сэкономит вам время в будущем.
- Как часто нужно обновлять систему штрихкодирования?
Регулярно проверяйте систему, особенно при добавлении новых товаров, изменении цен или корректировке запасов. Рекомендуется также регулярно обновлять программное обеспечение для получения новых функций и обеспечения безопасности.
